Акт приема передачи топливной карты сотруднику

Содержание
  1. Как вести учет бензина по топливным картам
  2. Что собой представляют топливные карты
  3. Как оформить топливную карточку
  4. Из этой статьи Вы узнаете:
  5. Как получить топливную карту?
  6. Как отчитываться водителям
  7. Учет топливной карты
  8. Бухгалтерский учет выдачи топливных карт
  9. Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете
  10. Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить
  11. Образец акта приема-передачи
  12. ОСНО и ЕНВД
  13. Удобная бухгалтерская отчетность по топливным картам
  14. Учет топливных карт
  15. Как работают топливные карты
  16. Важно определить вид
  17. Принятие к учету
  18. Бесплатные карточки
  19. За вознаграждение
  20. Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии
  21. Бухгалтерский учет ГСМ
  22. Практический пример
  23. Как списывать гсм по топливным картам
  24. Основные ошибки, которых стоит избегать
  25. Акт приема-передачи топливной карты: образец 2021 года простой
  26. Как правильно выдать карту водителю
  27. Зачем составляют приказ
  28. приказа
  29. Актирование приема и передачи топливной карты
  30. Что указывают в акте
  31. Как учитывать акты
  32. Другие статьи:
  33. Акт на списание ГСМ – бланк и образец в 2021 года
  34. Какую форму имеет документ
  35. Для чего нужен акт на списание ГСМ
  36. Инструкция: составляем приказ о передаче топливной карты сотруднику
  37. Ответственность водителя

Как вести учет бензина по топливным картам

Акт приема передачи топливной карты сотруднику

Памятка водителю, механику и бухгалтеру.

Учет топлива на предприятии ведет водитель, механик (главные механик) и бухгалтер. Если автопарк большой, то к этой работе привлекают диспетчера, которого контролирует механик и бухгалтер.

Что собой представляют топливные карты

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии — это современный способ приобретения ГСМ для эксплуатации транспорта. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков.

В бухучете возникают постоянные разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика.

Применяя топливные карты, учет в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Что такое топливные карты (ТК)? Это инструмент, отнесенный к строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации.

Работа с топливными картами позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках именно в тот момент, когда это действительно необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации.

Виды ТК различны:

  • лимитированные, доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит может быть выделен на сутки или неделю;
  • нелимитированные, по которым нет установленного ограничения, то есть отпуск топлива производится по потребности.
  • денежные, то есть на баланс карточки вносится определенная сумма, и при очередном отпуске ГСМ списывается его стоимость по фактической цене, актуальной на день совершения операции;
  • литровый, держатель ТК приобретает конкретное количество литров топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без учета динамики цен на ГСМ.
  • дебетовые карточки, то есть держатель ТК должен сначала пополнить баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом списывать доступные ГСМ;
  • кредитные ТК, отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и бухгалтерский учет топливных карт вызывает вопросы.

Как оформить топливную карточку

Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию. Форма заявки индивидуальна.

Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это центральный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций).

К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.

За изготовление карточки может быть предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре предусмотрен возврат ТК по окончанию действия договора.

Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — момент заправки транспортных средств в перечисленных пунктах.

Из этой статьи Вы узнаете:

Обычно механик или главный механик заполняет реквизиты путевого листа на основе чеков, предоставленных водителем, указывает маршрут, марку и номер автомобиля, ФИО водителя и километраж за смену.

Ещё в обязанности механика включают:

  • подсчет остатка топлива на начало и на конец смены,
  • расчет расхода по норме и фактический остаток.

После заполнения, механик отдаёт путевой лист диспетчеру, а он пересылает его бухгалтеру. Во всяком случае, так должно быть согласно приказу «МинТранса» №152.

Есть компании, где на механика (нет должности старшего, главного механика, диспетчера) взваливают работу по движению горючего в автопарке и заполнение ведомостей. В таком случае бухгалтер требует авансовые отчеты, таблицу движения топлива и заправочные ведомости с механика.

Эта система функционирует ещё с СССР. Где-то лучше, где-то хуже. Что изменится, если начальство внедрит топливные карты? Как учитывать бензин по картам?

Как получить топливную карту?

Этапы оформления карты:

  • Зарегистрировать электронный кошелек в нефтяной компании.
  • Создать личный кабинет.
  • Определиться с параметрами договора:
  1. установить лимит на количество топлива;
  2. закрепить карту за конкретным автомобилем (по номеру авто – так в случае воровства карты мошенник не сможет ею воспользоваться);
  3. выбрать марку бензина.
  • Пополнить счет (банковский перевод, оплата на расчетный счет).

Как отчитываться водителям

Покупать бензин по топливной карте удобнее. Потому что не надо составлять авансовый отчет, отвечать за наличные деньги или топливные талоны, выданные бухгалтерией на оплату ГСМ, мойку автомобиля и сопутствующие покупки на АЗС. Но путевые листы и чеки использовать все равно придется.

Покупая топливо по топливной карте, водитель обязан отчитаться. Для этого нужно:

  • взяв чек, в котором указана дата и количество залитого в бак топлива,
  • приложить чек к путевому листу,
  • указать в путевом листе номер топливной карты.

Это нужно, чтобы:

  • документально подтвердить покупку,
  • сверить цифры при взаиморасчетах с топливной компанией,
  • механик и бухгалтер мог проконтролировать водителя, исключив расход бензина в личных целях.

Если возникнут сомнения, что электронная система расходов на ГСМ работает правильно, то опасения можно развеять или подтвердить при помощи чеков.

Учет топливной карты

Сама карта (без стоимости топлива) относится к материально-производственным расходам и оцениваются по фактической стоимости. Затраты на приобретение карт пойдут на расходы по обычным видам деятельности.

Учет цены карты ведется на основании товарной накладной на счете “Прочие расходы”, а под конец месяца общая стоимость прибавляется к стоимости купленного топлива.

Бухгалтерский учет выдачи топливных карт

Ни на каком бухгалтерском счете выдача топливной карты сотруднику не отображается, и никаких проводок не осуществляется, поскольку денежные средства фактически не выдаются.

Однако выдача карт фиксируется в журнале, форма которого должна утверждаться руководством компании и содержать следующие графы:

  • Модель и гос. номер транспорта, на который оформлялась карта, и которым пользуется работник предприятия по приказу начальства;
  • ФИО водителя, его личная подпись;
  • Дата выдачи топливной карты водителю;
  • Дата, на которую карта должна быть возвращена.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Проводки по учету электронных носителей АЗС операцииДебетКредит
Приобретение за плату
Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты1060
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)1960
Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода20, 25, 26, 4410
Перечислена оплата поставщику6051
НДС принят к возмещению6819
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет электронные носители012склад
Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику012работник012склад
Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации012склад012работник
Списан более не используемый электронный носитель012склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

ОСНО и ЕНВД

Если расходы на ГСМ одновременно относятся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, то эту сумму нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Расходы на ГСМ, относящиеся к одному виду деятельности, распределять не нужно.

Сумму НДС, выделенную в счете-фактуре, распределите по методике, установленной в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

К полученной доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД, прибавьте сумму НДС, которую нельзя принять к вычету (подп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Пример распределения стоимости топливной карты и ГСМ. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

В учетной политике организации сказано, что расходы, относящиеся к нескольким видам деятельности, распределяются пропорционально доле доходов, полученных от разных видов деятельности за каждый месяц отчетного (налогового) периода

4 мая «Гермес» заключил с АЗС договор на обслуживание литровой топливной карты. Стоимость карты – 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.). Право собственности на топливо переходит в момент заправки.

ГСМ приобретается для заправки автомобиля, который одновременно используется в двух видах деятельности.

В течение мая по топливной карте было получено 380 л бензина по цене 17 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,59 руб.). Данные о количестве и стоимости отпущенного топлива подтверждены отчетом поставщика, актом приема-передачи, терминальными чеками. По окончании месяца поставщик выставил «Гермесу» счет-фактуру на сумму 6460 руб. (в т. ч. НДС – 984 руб.).

По данным путевого листа во время поездок был израсходован весь приобретенный бензин.

Чтобы распределить расходы на приобретение топливной карты и ГСМ между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил выручку по оптовой торговле с общим объемом товарооборота.

Объемы доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности за май, составляют:

  • по оптовой торговле (без учета НДС) – 26 000 000 руб.;
  • по розничной торговле – 12 000 000 руб.

Операции, освобожденные от НДС, организация не осуществляла.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за май составила:

26 000 000 руб. : (26 000 000 руб. + 12 000 000 руб.) = 0,684.

Удобная бухгалтерская отчетность по топливным картам

Акт приема передачи топливной карты сотруднику

В бухгалтерском учете компании топливные карты могут отображаться в составе МПЗ или на забалансовом счете в зависимости от их стоимости. Списание затраченного топлива по путевым листам ежемесячно сопоставляется с отчетом обслуживающей компании обособленно по каждой карточке.

Топливная карта – современный инструмент расчетов для юридических лиц, позволяющий избегать множества авансовых отчетов, выдачи денежных средств разным сотрудникам и т.д.

Она не является платежным средством (карта не позволяет оплачивать товары или сервисы), но дает возможность оптимизировать расходы на ГСМ, получать скидки.

Наиболее известные компании, их выпускающие: Лукойл, Роснефть, Газпромнефть, ЕКА, Shell, Татнефть. Но есть и другие.

Учет топливных карт

С точки зрения учета топливных карт прежде всего это отдельное платежное средство, при помощи которого совершается операция по покупке топлива.

Сейчас топливные карты для юридических лиц и ИП используются почти на всех АЗС, на примере карт “Полный Бак” в сеть приема которых входит более 12 000 точек во всех регионах Российской Федерации.

При использовании топливных карт в качестве платежного средства, стоит учитывать имеющиеся ограничения, например:

  • с карты нельзя снять (обналичить) средства;
  • по карте нельзя оплатить услуги на АЗС, за исключением мойки;
  • карты принимают к оплате только на АЗС, где установлен терминал эмитента;
  • по карте нельзя приобрести товары.

При оплате топлива картой на АЗС, происходит безналичная операция, и баланс карты, и компании владельца — уменьшаются на сумму, соответствующую объему купленного топлива.

Подобный процесс оплаты очень удобен для любой организации с любым размером автопарка, не нужно собирать чеки и товарные накладные, выдавать наличные из кассы и контролировать целевой расход выданных средств.

Баланс топливных карт может быть двух видов — литровый и рублевый. В случае с литровым балансом на стороне процессинга происходит расчет стоимости топлива по транзакции, исходя из цены за литр купленного топлива и его объема. В счете фактуре или УПД (универсальном передаточном документе) будет указаны следующие параметры по каждой транзакции:

  • Вид топлива;
  • Объем (литры);
  • Цена за литр;
  • Итоговая стоимость.

Это позволит занести всю информацию по расходам на топливо в книгу покупок-продаж.

Как работают топливные карты

Между поставщиком топлива/услуг и покупателем заключается договор, он может быть двух видов — оферта или “подписной” и в том и в другом случае списание средств со счета компании будет происходить в порядке, обусловленном договором.

После заключения договора необходимо оплатить счет за топливо — тем самым пополнить баланс компании. Баланс компании — это счет в системе поставщика топлива, на котором храняться и расходуются средства компании. К этому счету привязаны все топливные карты.

При каждой заправке по карте или возврате средств все операции отражаются в личном кабинете и происходят только в рамках счета и средств на балансе компании:

  • пополнение баланса компании;
  • списание/зачисление средств на счет компании (при заправках на АЗС);
  • транзакционные отчеты по каждой операции, с указанием наименования и адреса АЗС, количества, объема, и вида топлива;
  • остаток средств на балансе компании.

В бухгалтерском учете топливных карт на предприятии такая система работы зарекомендовала себя с лучшей стороны, так как поставщиком топлива является единственный контрагент по договору — как следствие упрощения документооборота и учета.

С другой стороны, по каждой карте (водителю) есть детальная статистика по расходам на топливо.

Для водителей такой подход тоже очень удобен, им не нужно составлять авансовые отчеты, хранить чеки или товарные накладные, а также перевозить с собой наличные средства.

Важно определить вид

Чтобы получить топливную карту, надо заключить договор с компанией, которая представляет определенную сеть АЗС. Заявку делают либо непосредственно на автозаправке, либо на сайте компании.

Ко всем карточкам открывается единый счет, расходы по которому можно проверить в режиме реального времени в личном кабинете пользователя.

В зависимости от порядка работы карты бывают:

  • денежные – на баланс зачисляется определенная сумма средств, которая впоследствии списывается как оплата за бензин;
  • литровая – зачисляются оплаченные литры, которые после заправки авто списываются.

В зависимости от стоимости:

  • бесплатная выдача;
  • оформление за денежное вознаграждение.

В зависимости от лимитов:

  • лимитированные – списание средств ГСМ доступно только в рамках установленных пределов;
  • нелимитированные – списание средств доступно без ограничения.

Чтобы списать топливную карту в учете, необходимо предварительно определить ее вид в зависимости от стоимости и закрепить правила списания в учетной политике.

Принятие к учету

Оприходование топливных карт, полученных при заключении договора с обслуживающей компанией, в бухгалтерском учете фирмы напрямую зависит от их стоимости.

Бесплатные карточки

Они не отображаются на балансе компании. Для статистики их отображают на обособленном забалансовом счете, не указанном в Плане счетов. Для аналитического учета карточки отображаются отдельно по каждому ответственному лицу.

Примечание от автора! Разработанный План счетов содержит до 011 забалансового счета, следовательно, для учета топливных карт можно использовать любой с 012. Также может использоваться 006 счет для отображения карточек как бланков строгой отчетности.

Забалансовый учет ведется без метода двойной записи:

  • Дт 012 – оприходование полученных пластиковых носителей;
  • Кт 012 – списание неиспользуемых карточек.

За вознаграждение

Если юридическое лицо оплачивает выпуск топливных карт, то они отображаются в бухучете фирмы в составе материально-производственных запасов (счет 10) на основании сопроводительной документации. При получении «входной» НДС принимается к вычету, а списать их стоимость можно сразу после получения на текущие расходы:

  1. Дт60 Кт51 – оплата выпуска.
  2. Дт10 Кт60 – принятие носителей к учету.
  3. Дт19 Кт60 – отображение НДС от поставщика на основании счет-фактуры.
  4. Дт68 Кт19 – налог принят к вычету.
  5. Дт 20, 25, 26, 44 Кт10 – расходы на приобретение карточек учтены в составе текущих затрат компании.

Следует иметь в виду! Выбранный способ отображения топливных карт в учете должен быть закреплен в учетной политике.

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Учет топлива по топливным картам ведется согласно Планам счетов бухучета, основными являются два счета 60 и 10.

Топливные карты — это неотъемлемая часть договора по поставкам топлива. Для отражения расчетов с поставщиком топлива — существует 60 счет, Плана счетов бухучета.

Поставленное топливо учитывается в составе товарно-материальных ценностей (ТМЦ), на 10 счете. Документы, на основании которых, проводятся операции по счетам, должны быть предоставлены поставщиком, в большинстве случаев это стандартный пакет:

  • накладная (акт приема-передачи);
  • счет-фактура;
  • отчет по топливным картам об отпущенном топливе (транзакционный отчет);
  • универсальный передаточный документ (УПД).

Бухгалтерский учет ГСМ

Топливные карты – часть соглашения между юридическим лицом и заправочными станциями о поставке топлива. Все расчеты с поставщиком ГСМ отображаются на счете 60 в стандартном порядке. По итогам месяца обслуживающая компания представляет закрывающие документы:

  • ТОРГ-12 (акт приема-передачи);
  • счет-фактуру;
  • отчет об отпущенном компании топливе. Он предоставляется в разрезе каждой топливной карточки, что позволяет контролировать расходование ресурсов.

Отчет анализируется и сопоставляется с оформленными путевыми листами для списания топлива.

Практический пример

ООО «Магистраль» оформило договор с крупнейшей сетью заправок в городе на обслуживание по топливным картам. Был заключен договор на выпуск 1 топливной карты для водителя руководителя компании (стоимость оформления составила 300 рублей, в т.

ч. НДС 20% ‒ 50 руб.). В начале месяца на счет было зачислено 20 тыс. рублей. По итогам отчетного месяца компания представила отчет, в котором было отображено списание 17 000 рублей на ГСМ (расходы были полностью подтверждены путевыми листами).

Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям:

Дт60 Кт51 300 рублей – оплачен выпуск пластикового носителя.

Дт10 Кт60 250 руб. – карточка принята к учету.

Дт44 Кт10 250 руб. – расходы на оформление отнесены на текущие затраты.

Дт19 Кт60 50 руб. – НДС от поставщика.

Дт68 Кт19 50 руб. – «входной» налог принят к вычету.

Дт60 Кт51 20 000 рублей – на счет зачислены денежные средства для расходов по ГСМ.

Дт10 Кт60 14 166,67 руб. – принят к учету бензин на основании отчета обслуживающей компании.

Дт19 Кт60 2 833,33 руб. – НДС от поставщика.

Дт68 Кт19 2 833,33 руб. – налог принят к вычету.

Дт44 Кт10 14 166,67 рублей – затраты на топливо включены в состав текущих расходов.

Как списывать гсм по топливным картам

Для отражения списания гсм по топливным картам с учета и отражении их стоимости в затратах — есть достаточно простой набор правил.

Для фиксации топливных расходов нужно утвердить нормативы списания и оформления маршрутных (путевых) листов.

операции Дебет Кредит
Пополнен баланс топливной карты сети АЗС 60авансы 51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием топливной карты 10 60
Отражен НДС по поступившим ГСМ 19 60
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику 60 60авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов 20, 25, 26, 44 10
НДС принят к вычету 68 19

Основные ошибки, которых стоит избегать

Во избежание проблем в ведении учета, обратите внимание на основные ошибки, с которыми сталкиваются бухгалтера на предприятиях, использующих топливные карты:

  • Отражение информации по топливным картам на синтетическом счете 71. Этот счет предназначен для отражения информации по суммам, выданным работникам под отчет. И к топливным картам это не имеет никакого отношения. Для их отражения необходимо использовать забалансовый счет, и проводки формируются простым методом без двойной записи! Если вы ведете учет на коммерческом предприятии, то рекомендуется использовать забалансовый счет 006, или «Бланки строгой отчетности». Для учета в бюджетных организациях используется счет 03.
  • Отсутствие отражения использования карты в учете, так как фактически топливный пластик получен бесплатно (вы платите только за бензин, а не за оформление или выпуск карточки). Несмотря на «логичность» данной идеи с точки зрения учета она является ошибочной. Вести учет ГСМ, если на предприятии используются корпоративные карты, необходимо по счетам, обозначенным выше – 006 – для коммерческих фирм, 03 – для бюджетников.
  • Оприходование топливной карты на забалансовый счет по стоимости закупленного топлива. Это неверно. При постановке карты на забалансовый счет можно указать ее стоимость, например, равной одному рублю.

Акт приема-передачи топливной карты: образец 2021 года простой

Акт приема передачи топливной карты сотруднику

Приказ о закреплении топливных карт за сотрудниками — это распоряжение директора, которое определяет особый порядок расчета за горюче-смазочные материалы и устанавливает лимиты платежей. Локальный акт помогает оптимизировать расходы на ГСМ и упростить их бухгалтерский учет.

Как правильно выдать карту водителю

Прежде чем оформить закрепление топливных карт за водителями, руководителю учреждения необходимо разработать специальный норматив, в котором регламентирован порядок работы с ТК. Допустимо прописать нормативный регламент в трудовом договоре с работником, либо оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту.

Когда вопрос о нормативном регулировании решен, следуйте алгоритму, как выдать водителю топливную карту, из трех шагов:

Шаг 1. Издайте приказ о передаче ТК.

Специальной формы распорядительного документа нет. Подготовьте приказ в произвольной форме.

При составлении учтите, что ТК допустимо закрепить не только за работником, но и за транспортным средством. Например, если за одним автомобилем закреплено несколько водителей.

Шаг 2. Оформите акт приема-передачи.

Акт оформите в произвольной форме. В документе отразите факт передачи ТК от руководителя работнику. Удостоверьте факт передачи подписями сторон.

Если в учреждении топливные карточки часто передаются от одного сотрудника другому, то каждый раз оформлять акт приема-передачи нецелесообразно. Рекомендуем завести журнал учета движения топливных карт и оформить закрепление топливной карты за автомобилем — такой вариант удобен, если к управлению одним транспортным средством допущено несколько водителей, которые работают посменно.

В таком случае шофер, завершивший смену, передает ТК ответственному и делает запись в журнале учета. Сотрудник, заступающий на смену, получает карточку и делает соответствующую отметку в регистре.

Шаг 3. Обеспечьте учет ГСМ.

Это последний шаг инструкции, как закрепить топливную карту за сотрудником. Движение ГСМ по топливным картам придется отражать в разрезе каждой ТК учреждения:

  1. Пополнение баланса карточки — это выплата аванса поставщику.
  2. Очередная заправка водителем по ТК — это покупка топлива. Оформляем зачет аванса.
  3. Путевой лист водителя — это основание для списания ГСМ.

В противном случае принять топливные расходы к бухгалтерскому и налоговому учету нельзя.

Зачем составляют приказ

Раньше использовался такой порядок расчетов за ГСМ:

  1. Водитель писал заявление о выдаче подотчетных средств.
  2. Приобретал топливо.
  3. Составлял авансовые отчеты и прикладывал чеки.

Эта схема позволяла исказить реальные цифры, шоферы могли использовать служебные машины в личных целях и заправлять их на деньги работодателя. Теперь процесс полностью автоматизирован и бухгалтер полностью отслеживает оборот ГСМ посредством ТК.

Система позволяет увидеть фактические расходы ГСМ и суммы, потраченные на заправку. Для организации процесса необходимо разработать специальное положение и издать приказ о закреплении топливной карты за автомобилем или за сотрудником.

Ознакомьте водителя с новой системой оборота ГСМ в учреждении. Его подпись под распоряжением означает согласие работать по новым правилам.

После этого необходимо внести изменения в трудовой договор: включите в него новые функциональные обязанности служащего или составьте дополнительное соглашение. Как только оно подписано, составьте акт приема-передачи и выдайте ТК.

приказа

Для учреждения выпускают два типа ТК — основную для бухгалтерии и персональную для водителя. Распоряжение готовим для личной карточки шофера. Помимо факта передачи зафиксируйте и ограничения по суммам на каждый месяц. Отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам не нужен.

Необходимые составляющие приказа:

  1. Сведения об организации (используется фирменный бланк), основные реквизиты (номер, дата, место выпуска).
  2. Основания для издания: оптимизация затрат на горюче-смазочные материалы, контроль за оборотом топлива в учреждении.
  3. Суть распоряжения: использование в организации ТК, закрепление их за водителями или автомобилями.
  4. Список пользователей: перечислите всех служащих, которым выдадут индивидуальные карточки.
  5. Информация по каждой ТК: наименование, номер, лимиты и срок действия.
  6. Меры ответственности за нарушение установленных лимитов (при необходимости). Если эти меры не обозначены в допсоглашении к трудовому договору, пропишите нормативы здесь: обоснование превышения лимитированных затрат, компенсация нарушений и правила расходования остатков по карточке.
  7. Перечень ответственных за исполнение лиц.

Вот примерный шаблон — образец приказа на выдачу топливных карт сотрудникам и определение расходных лимитов:

г. ___________ «__» _______20 __ г.

В целях оптимизации затрат на ГСМ и контроля за оборотом топлива

Актирование приема и передачи топливной карты

Топливная карта является платежным средством строгой отчетности, поэтому факт передачи его организации фиксируется документально. В обязательном порядке оформляется акт приема. Аналогично происходит возврат – действия актируются.

Что указывают в акте

Документы могут различаться между собой в разных нефтяных компаниях. Бланки актов приема-передачи обычно размещаются в открытом доступе на сайте поставщика. Независимо от общего вида документа, основная информация должна быть указана в любом случае:

  • дата заполнения бланка;
  • наименование нефтяной компании, предоставляющей топливные карты для юридических лиц;
  • название организации, принимающей платежное средство в использование;
  • ФИО и должность лица, заполняющего акт;
  • данные документа, подтверждающего полномочия;
  • количество и вид заказанных карт;
  • номера транспортных средств, ФИО водителей, для которых изготавливаются платежные средства;
  • информация о представителе банка.

Изготовление карт для юридических лиц занимает некоторое время. Подписание акта приема-передачи происходит после передачи пластика руководителю организации.

Как учитывать акты

Приказ о топливных картах оформляется в произвольной форме. Многие организации, которые постоянно нуждаются в нефтепродуктах, заводят специальные журналы.

Это стандартные документы, в которых отражаются основные данные о заправке по безналу, регистрируются факты выдачи и возврата платежных средств. Узнать больше об актах приема-передачи и порядке их оформления можно в офисе нефтяной компании, с которой планируется заключение договоров.

На сайте «РусПетрол» вы найдете множество полезной информации о топливных картах, сможете ознакомиться с предложениями компании. Наши специалисты всегда рады проконсультировать вас по интересующим вопросам в сфере продажи и поставки нефтепродуктов юридическим лицам. Данные для связи представлены во вкладке «Контакты».

Другие статьи:

Изменения в сети обслуживания карт литровой и рублевой программы:

Ленинградская, Ростовская, Архангельская область.

Изменения в сети обслуживания карт рублевой программы:

Красноярский край, ХМАО.

Теперь и Ярославский НПЗ

Ярославский НПЗ приступил к выпуску высокооктанового топлива АИ-100.

Безопасность в приоритете

Роснефть тестирует умные каски для персонала на Новокуйбышевском НПЗ.

Pulsar 95 на АЗС «Роснефть» в Хабаровском Крае

«Роснефть» расширяет географию реализации фирменного бензина Pulsar 95 в ДФО.

  • 2021
    • 2021
    • 2020
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Октябрь
      • Сентябрь
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2019
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Октябрь
      • Август
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Апрель
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2018
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Октябрь
      • Сентябрь
      • Август
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Апрель
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2017
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Октябрь
      • Сентябрь
      • Август
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Апрель
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2016
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Сентябрь
      • Август
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Апрель
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2015
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Октябрь
      • Сентябрь
      • Август
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Апрель
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2014
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Октябрь
      • Сентябрь
      • Август
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Апрель
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2013
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Октябрь
      • Сентябрь
      • Август
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Апрель
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2012
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Октябрь
      • Сентябрь
      • Август
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Апрель
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2011
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Октябрь
      • Сентябрь
      • Август
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Апрель
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2010
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Октябрь
      • Сентябрь
      • Август
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Апрель
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2009
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Октябрь
      • Сентябрь
      • Август
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Апрель
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2008
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Октябрь
      • Сентябрь
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Апрель
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2007
      • Декабрь
      • Ноябрь
      • Октябрь
      • Сентябрь
      • Август
      • Июль
      • Июнь
      • Май
      • Апрель
      • Март
      • Февраль
      • Январь
    • 2006

Продолжая использовать ruspetrol.ru вы соглашаетесь на использование файлов cookie.

Более подробную информацию можно найти в Политике cookie файлов.

Воспроизведение материалов сайта
допускается с согласия владельца

Акт на списание ГСМ – бланк и образец в 2021 года

Достаточно большое количество организаций имеет на своем балансе различные транспортные средства и водителей. Соответственно, с этим связана отдельная категория затрат, а именно, приобретение горючих и смазочных материалов.

Сюда относятся: масло, бензин, тормозная жидкость, смазка и другие жидкости, которые необходимы для работы техники. На таких предприятиях часто приходится оформлять различные документы, связанные с ГСМ, акт на списание не является исключением.

Файлы для скачивания:

Какую форму имеет документ

Закон не обязывает оформлять акт по какой-то специальной форме. Конечно, составлять его можно в свободном стиле, но на практике многие утверждают для этих целей специальные шаблоны.

Естественно, такой бланк должен отображаться в учетной политике компании. Главное, на что здесь нужно обращать внимание – это обязательные сведения, которые должны присутствовать в документе.

К ним относятся:

  • название документа;
  • дата и место оформления;
  • сведения об организации;
  • хозяйственные операции, на которые расходовались ГСМ;
  • единицы расходованных материалов и их стоимость;
  • должностные лица;
  • подписи ответственных сотрудников.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Налоговый и бухгалтерский учеты компании – основные причины составления данного акта. С его помощью ответственные лица рассчитывают затраты, которые потребовались на приобретение расходных материалов для техники. Данные расходы вычитаются из прибыли, что позволяет снизить сумму общего налога.

Чтобы правильно выполнить списание ГСМ, кроме акта, понадобится путевой лист. Этот документ водитель получает перед отправлением в рейс. Здесь отображается вся информация о рейсе: время поездки, вынужденные и запланированные остановки, общий километраж. Соответственно, это все позволяет определить точные расходы ГСМ.

Как правило, расчеты производит бухгалтерский отдел. Именно в бухгалтерию водитель должен сдать свой путевой лист. Это позволяет руководству компании тщательно контролировать использование расходных материалов. Обычно это приводит к разумному использованию топлива и предотвращает его неоправданные расходы.

(: “Списание ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция”)

Инструкция: составляем приказ о передаче топливной карты сотруднику

Акт приема передачи топливной карты сотруднику

Скачать пустой бланк распоряжения

Скачать приказ о закреплении топливных карт за водителями

Скачать приказ на топливные карты по маркам машин

Прежде чем оформить закрепление топливных карт за водителями, руководителю учреждения необходимо разработать специальный норматив, в котором регламентирован порядок работы с ТК. Допустимо прописать нормативный регламент в трудовом договоре с работником, либо оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту.

Когда вопрос о нормативном регулировании решен, следуйте алгоритму, как выдать водителю топливную карту, из трех шагов:

Шаг 1. Издайте приказ о передаче ТК.

Специальной формы распорядительного документа нет. Подготовьте приказ в произвольной форме.

При составлении учтите, что ТК допустимо закрепить не только за работником, но и за транспортным средством. Например, если за одним автомобилем закреплено несколько водителей.

Шаг 2. Оформите акт приема-передачи.

Акт оформите в произвольной форме. В документе отразите факт передачи ТК от руководителя работнику. Удостоверьте факт передачи подписями сторон.

Если в учреждении топливные карточки часто передаются от одного сотрудника другому, то каждый раз оформлять акт приема-передачи нецелесообразно.

Рекомендуем завести журнал учета движения топливных карт и оформить закрепление топливной карты за автомобилем — такой вариант удобен, если к управлению одним транспортным средством допущено несколько водителей, которые работают посменно.

В таком случае шофер, завершивший смену, передает ТК ответственному и делает запись в журнале учета. Сотрудник, заступающий на смену, получает карточку и делает соответствующую отметку в регистре.

Шаг 3. Обеспечьте учет ГСМ.

Это последний шаг инструкции, как закрепить топливную карту за сотрудником. Движение ГСМ по топливным картам придется отражать в разрезе каждой ТК учреждения:

  1. Пополнение баланса карточки — это выплата аванса поставщику.
  2. Очередная заправка водителем по ТК — это покупка топлива. Оформляем зачет аванса.
  3. Путевой лист водителя — это основание для списания ГСМ.

В противном случае принять топливные расходы к бухгалтерскому и налоговому учету нельзя.

Ответственность водителя

Работник, которому выдана топливная карточка, несет за нее дисциплинарную и материальную ответственность. Например, если карта повреждена или утеряна, то его привлекут к дисциплинарной ответственности по ст. 192 ТК РФ — это выговор или замечание. Если же по вине водителя произошла незаконная трата ГСМ, то работника привлекут к материальной ответственности (ст. 238 и 244 ТК РФ).

О правах человека и предпринимательства
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: