Письмо отказ на коммерческое предложение образец

Содержание
  1. Как отказаться от участия в тендере: пошаговая инструкция для поставщиков + практические рекомендации
  2. Отказ от участия в тендере по приглашению заказчика
  3. Чем мотивировать отказ?
  4. Отказ после подачи заявки
  5. Отказ от подписания контракта
  6. Заключение
  7. Как написать эффективное «холодное» коммерческое предложение
  8. Что такое коммерческое предложение
  9. Виды коммерческих предложений
  10. Структура коммерческого предложения
  11. Как написать текст для компреда
  12. Что должно получиться
  13. Чтобы коммерческое предложение получилось сильным
  14. Письмо отказ от участия в тендере. Скачать образец 2021 г
  15. 2. Частые причины отказа от тендера
  16. 3. Требования, что предъявляются к любому тендеру:
  17. 4. Действия при отказе от участия в тендере
  18. 5. Образцы писем для отказа от тендера
  19. Образец №1
  20. Образец №2
  21. Образец №3
  22. 6. -инструкция проблемы участия в тендерах
  23. Как грамотно написать письмо-отказ
  24. Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление
  25. Структура и примерное содержание письма-отказа
  26. Стиль письма-отказа
  27. Оформление письма-отказа
  28. Письмо – отказ. Готовые бланки и образцы
  29. По каким поводам происходит деловая переписка
  30. Общие сведения о деловом письме
  31. Как оформить отказ
  32. На имя кого писать
  33. Кто должен подписать письмо-отказ
  34. Как отправить письмо
  35. Письмо-отказ от сотрудничества
  36. Письмо-отказ от участия в мероприятии
  37. Письмо-отказ в случае вашего несогласия с ним
  38. Письмо – отказ в случае несрабатывания идеи
  39. Письмо-отказ о предоставлении отпуска
  40. Письмо-отказ в предоставлении работы
  41. Письмо-отказ от предложения о работе

Как отказаться от участия в тендере: пошаговая инструкция для поставщиков + практические рекомендации

Письмо отказ на коммерческое предложение образец

Эта статья будет интересна и полезна поставщикам, которые хотят отказаться от участия в тендере. Отказаться можно от приглашения заказчика, от подписания контракта, а также после подачи заявки. Для каждого из названных способов есть свои особенности, в которых следует разобраться. Дадим рекомендации к действию и приведем образцы.

Отказ от участия в тендере по приглашению заказчика

Ежедневный поиск подходящих заказов – это обычная работа для организаций, участвующих в государственных тендерах. Однако и у государственных заказчиков уходит много времени, чтобы найти новых исполнителей и пригласить их поучаствовать в организованных ими торгах.

Такое приглашение может получить даже компания, которая никогда не сталкивалась в своей работе с госзакупками и не собиралась начинать. Либо обычно принимает участие, но на данный момент есть обстоятельства, из-за которых нужно пропустить торги: большая конкуренция, поздно получено приглашение, производственные мощности загружены. В этом случае важно подготовить обоснованный отказ.

Отказаться от участия в тендере – это законное право поставщика. В законодательстве нет шаблонной формы такого отказного письма, оно пишется в произвольной форме с соблюдением некоторых требований :

  1. Фирменный бланк.
  2. К письму необходимо приложить приглашение, полученное от организатора.
  3. В отказе следует указать:
  • наименование заказчика и ФИО лица, к которому направляете обращение;
  • собственные реквизиты;
  • номер и дату приглашения;
  • дату проведения, номер и наименование тендера;
  • ФИО, должность, подпись автора письма, дату написания.
  1. В конце письма выразите благодарность за приглашение, назовите причины, по которым не имеете возможности выполнить данный заказ и закончите письмо фразой, выражающей намерение (или его отсутствие) на будущее сотрудничество с заказчиком.

Образцы письма-отказа от предложения участия в тендере:

№ 1

№ 2

№ 3

Чем мотивировать отказ?

Наиболее корректной, нейтральной и не задевающей заказчика формулировкой отказа от участия в закупке считается временная загруженность компании: большой объем плановой работы, невозможность выполнить в связи с этим дополнительные обязательства. Но это сейчас, а в следующий раз обязательно примем участие.

Если же и в следующий раз не хотите взять себе заказ, делайте упор на то, что дело не в заказчике, а в вас: данный контракт очень сложен для вас, не хватает оборудования, недостаточный уровень специалистов, нет опыта и т.д. Примеры конкретных фраз сможете найти в образцах.

Отказ после подачи заявки

Различные способы определения исполнителя предполагают свои особенности выхода из конкурентной борьбы. Но всегда нужно успеть отказаться до окончания приема предложений.

  • Самый простой отказ предусмотрен для электронных закупок. Достаточно будет зайти в личный кабинет на ЭТП и нажать кнопку «Отозвать». Деньги, внесенные в качестве обеспечения заявки разблокируются в течение 1 дня.
  • Сложнее дело обстоит с «бумажным» запросом котировок. Отказаться можно будет, только если заказчик внес изменения в извещение. Однако лазейка в законодательстве все же есть: заказчик обязан отклонить участника, который прислал более одной заявки. Направьте вторую и вас отклонят.
  • Чтобы отказаться от открытого конкурса, необходимо уведомить об этом заказчика. Успеть нужно до окончания приема заявок, в той же форме, в какой была получена конкурсная документация: бумажной или электронной. В первом случае правильнее будет отправить уведомление курьером, а не отправлять бумаги почтой, так как можно не уложиться в отведенное время. Также курьер сможет сразу забрать регистрацию отказа от участия в тендере у заказчика. Обеспечение заявки при этом заказчик обязан вернуть в 5-дневный срок.

Уведомительное письмо составляется так же, как и отказ от предложения участия в тендере (см. выше), только вместо номера и даты приглашения следует указать данные об извещении и заявке:

№ 4

Отказ от подписания контракта

Вы стали победителем контракта на выполнение заказа. Однако в ходе согласования с заказчиком были обнаружены определенные моменты, изначально не указанные в спецификации. Например, заказчик уточнил, что требуется не только поставка техники, но и ее полная сборка. В итоге расходы на выполнение обязательств стали выше, а вам это невыгодно. Как правильно поступить?

Говоря строго, выигравший участник не может отказаться от подписания договора с заказчиком. Даже указанное повышение затрат не служит для этого веской причиной. Предусмотрено, что все непонятные моменты участник должен был уточнить у заказчика на этапе подачи предложений. А если заявка была подана, то  участник продумал все риски и согласился с условиями контракта.

Отказ от участия в тендере на этом этапе считается уклонением – сведения о поставщике будут включены РНП. Это плохо отразится на его репутации и лишит возможности участвовать в закупках на 2 года.

Рассмотрим 3 неофициальных способа отказа от подписания контракта. Но следует помнить, что все они связаны с риском попадания в РНП.

  • Проще всего будет попытаться договориться с заказчиком о расторжении контракта по взаимному соглашению сразу же после его подписания. Есть вероятность, что заказчик не будет против. Хотя, как правило, он также не заинтересован в доведении ситуации до ФАС.
  • Найдите несоответствие документации в своей заявке, которую вы отправляли на выигранный тендер. Вы можете обратиться в ФАС с жалобой на действия заказчика, обвинив его в том, что он обязан был отклонить вашу заявку. Жалоба подается в течение 5-ти дней после публикации протокола рассмотрения заявок.
  • Пропустите срок подписания контракта, заранее подготовив доказательства своей невиновности в этом. Например, справка о болезни руководителя, взлом корпоративной сети. В этом случае у вас будет возможность отстоять свою невиновность перед комиссией ФАС, и в РНП вас не включат. Но помните, что это фальсификация, а комиссия нередко принимает сторону заказчика.

Заключение

Важными составляющими любого тендера является:

  • полная прозрачность и открытость процедуры;
  • каждый участник должен быть проинформирован в равной степени;
  • обеспечение честной конкурентной борьбы.

Если вам заранее известны соперники, то вы можете реально оценить свои шансы и принять взвешенное решение по участию. Если у остальных участников плохая репутация, то незачем быть с ними в одних списках. Вы можете отказаться от мероприятия.

Однако есть и противоположные случаи, когда, например, участие принимают известные компании с большим опытом и хорошей репутацией. Логично будет не отказываться от такой закупки. Ведь это повлияет на вашу известность и уважение со стороны заказчиков. Это отличная и абсолютно бесплатная реклама именно вас.

Условия процедуры всегда диктует организатор. У каждого участника на подготовку должен быть одинаковый срок – не меньше 3-х недель. Если приглашение поступило вам за неделю до окончания срока, имеете полное право от него отказаться.

Популярность тендеров растет ежегодно. Если вас что-то смущает в конкурентах или документации, можете отказаться от этой закупки и подождать более интересной для вас. Лучше подождать и взять подходящий заказ, в котором вы будете иметь реальные шансы на успех.

Как написать эффективное «холодное» коммерческое предложение

Письмо отказ на коммерческое предложение образец

Автор-фрилансер Дарья Сопина рассказала блогу Нетологии о видах коммерческих предложений и поделилась структурой эффективного «холодного» КП.

Обучение в онлайн-университете: курс «Коммерческий копирайтинг: практика работы с текстом»

Что такое коммерческое предложение

Коммерческое предложение, КП или компред — предложение о сотрудничестве. В нем одна компания предлагает товары или услуги другой компании или клиенту. Чаще всего КП отправляют по электронной почте. Компредом можно считать все письма, в которых есть оффер — предложение купить, оставить заявку или узнать подробности.

Пример коммерческого предложения с сайта shard-copywriting.ru

Виды коммерческих предложений

Холодные. Такое коммерческое предложение отправляют холодной целевой аудитории — той, с которой еще не взаимодействовали. Чаще всего используют единый шаблон для всех получателей. КП можно персонализировать, но если в базе много адресов, на это уйдет много времени. цель холодного коммерческого предложения — заинтересовать получателя и получить обратную связь.

Теплые. Его отправляют теплой аудитории — тем, с кем было минимум одно касание: например, людям, которые оставили заявку на обратную связь на сайте.

Чаще всего такие КП тоже шаблонные, но часть информации может быть персонализированной. Например, если потенциальный клиент заполнил на сайте какую-то форму, в компред можно автоматически подставлять данные из нее.

цель послания — добиться общения, провести потенциального клиента дальше по воронке продаж.

Горячие. Его отправляют горячей аудитории — тем, с кем уже обговаривали условия сотрудничества: например, в переписке или на личной встрече. Коммерческое предложение подробно расписывает, повторяет и закрепляет условия сотрудничества, обговоренные ранее. Горячий компред обязательно персонализируют. Его цель — подробно описать условия сотрудничества и заключить сделку.

Структура коммерческого предложения

Редактор Екатерина Кушнир рекомендует следующую структуру:

заголовок → оффер → основная часть → цена и аргументация → работа с возражениями → призыв к действию → контакты

Копирайтер Даниил Шардаков советует читателям использовать другую структуру:

колонтитул → заголовок → лид → оффер → выгоды → обработка возражений → призыв → постскриптум

Для холодных коммерческих предложений я использую такой вариант структуры:

  • заголовок — кратко описываю главную выгоду получателя;
  • лид — «цепляю» боль, предлагаю продукт в качестве решения проблемы;
  • основная часть — подробно рассказываю о продукте;
  • оффер — рассказываю о преимуществах компании, выгодах клиента;
  • цена — называю точную сумму и аргументирую ее;
  • призыв к действию — оставляю контакты, напоминаю о преимуществах и мотивирую позвонить или написать.

Моя структура короче, потому что холодные КП часто ассоциируют со спамом.

Коротким письмом с фактами и цифрами легче заинтересовать и получить обратную связь. Длинное письмо уместно для теплых и горячих КП.

Как написать текст для компреда

Заголовок. Выносим в заголовок главную мысль — что получит клиент от сотрудничества. Используйте конкретные факты и цифры, если это уместно. Постарайтесь сразу рассказать о главной выгоде — почему получатель должен выбрать именно вас.

Не используйте спамные слова, которые автоматически распознают фильтры: например, «бесплатно», «только сегодня», «гарантированный доход» и так далее. Если они будут в заголовке или тексте, письма могут попасть в спам.

Заголовок может быть длинным. Главное — сделать его привлекательным: дать гарантию, рассказать о том, что именно предлагаете, упомянуть о преимуществах. Если получается слишком длинным, используйте подзаголовок.

Заголовок может быть таким: есть конкретика, выгода получателя, гарантии

Лид. Лид-абзац — введение, второе, на что обратит внимание получатель вашего письма. Я описываю в нем главную боль целевой аудитории — проблему, которую можно решить продуктом. Чтобы узнать боли, нужно проанализировать ЦА: узнать, что беспокоит потенциальных клиентов, чего они боятся, чего хотят.

Задача лид-абзаца — увлечь получателя, заинтересовать, заставить читать дальше. Достаточно 2–3 предложений: в первых расскажите о боли, в последнем предложите ваш продукт в качестве решения.

Например, лид может быть таким, если мы рассылаем письма владельцам ресурсов с нулевой или очень низкой посещаемостью

Основная часть. В ней подробно описываем продукт, товар или услугу, которую предлагаем. Например, если это услуга — пишем, что в нее входит. Если товар — говорим о его характеристиках.

Пишите только то, что важно клиенту. Ему не важно, сколько лет вы на рынке и какие трудности есть на производстве. Описывайте продукт с выгодной стороны и показывайте преимущества. Например, расскажите, какие именно работы входят в комплексное сопровождение, какой бренд поставляет расходники, организуете ли доставку для оптовых покупок.

В нашем примере маркетинг индивидуален — можно рассказать, какие услуги входят в продвижение чаще всего, и предложить консультацию

Оффер. Это — главная часть коммерческого предложения. Здесь описываем то, что отличает вас от других компаний, почему получатель письма должен обратиться именно к вам. В оффере используют УТП — уникальное торговое предложение. Например, бесплатную доставку, скидку, гарантию качества, сертификат на второй заказ в подарок и так далее.

Пишите «в мире клиента» — указывайте не свои преимущества, а его выгоды. Например, читателю неважно, сколько у вас филиалов — ему важно, сможет ли он приехать в офис в своем городе. Ему все равно, что вы достигли хороших отношений с поставщиками, ему интересно, получит ли он скидку.

Достаточно 3–4 главных преимуществ

Цена. Ее нужно обязательно указывать: так вы сразу отсеете неплатежеспособных клиентов и не потратите на них лишнее время. Чтобы не напугать потенциального клиента, обоснуйте стоимость расскажите, что входит в эту цену.

Чем выше стоимость, тем подробнее ее нужно обосновывать.

Если рассчитываете цену индивидуально, расскажите, что входит в минимальную стоимость

Контакты. Завершите письмо контактом и призывом к действию. Если это уместно, напомните о выгоде для клиента или кратко обо всех преимуществах — так вы закончите КП на позитивной ноте.

Не растягивайте последний модуль, помните о длине коммерческого предложения

Что должно получиться

Такое коммерческое предложение получилось у меня для примера. Название компании и номер телефона вымышленные:

Чтобы коммерческое предложение получилось сильным

  • Не используйте оценочные суждения: у каждого свое понятие «хорошо», «быстро», «качественно»;
  • не решайте за читателя — предоставьте ему факты, а он уже сам решит, подходит ли ему ваше предложение;
  • не используйте «спамные» слова — многие системы распознают содержание письма и отправляют в «спам»;
  • пишите кратко.

Читать еще: «Правила хорошего коммерческого предложения»

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Письмо отказ от участия в тендере. Скачать образец 2021 г

Письмо отказ на коммерческое предложение образец

Почему организации отказываются от участия в тендере? В порядке вещей считается отказ фирмы от тендера. Бывает так, когда компания не может соответствовать всем требованиям, или же есть иные причины, при которых отказ является правильным решением руководства.

2. Частые причины отказа от тендера

Бывает, что сами организаторы проводят тендер со своей выгодой и поэтому присылают извещение менее чем за три дня до начала. Некорректное отношение к участникам со стороны организаторов действия приводит к массовой отписке.

Кроме этого, написать письмо-отказ от тендера компания может, если не соблюдены условия организации тендера:

  • было приглашено более 6 фирм;
  • не представлены условия тендера;
  • махинации при выборе победителя;
  • нет четко указанных сроков на подготовку.

3. Требования, что предъявляются к любому тендеру:

  • вся информация о нем открыта для ее членов;
  • со всеми участниками проводится разъяснительная работа;
  • все заявки рассматриваю строго в соответствии с ФЗ.

Оценив выше изложенную информацию, компания может оценить свои силы и возможности своих конкурентов.

Заказчик описывает условия для фирм, участвующих в тендере. На подготовку к нему дается компаниям от 3 недель.

Что нужно для написания письма-отказа от участия в тендере? У каждой компании есть специальные бланки, которые заполняются в такой ситуации.

Для написания письма к организатору тендера необходимы:

  • документация компании, которой пришло приглашение;
  • условия для фирм, что будут участвовать;
  • информация с уведомления;
  • реквизиты организатора торгов.

Если ваша компания еще не принимала участия в различных тендерах, или по каким-либо причинам вы не можете этого делать сейчас, вы просто не разбираетесь в этом, то можно обратиться за консультацией к специалисту. Он правильно сформулирует и заполнит бланк. Тогда ваш отказ будет выглядеть правильно, и репутация фирмы не будет задета.

 
Возникли сложности с заполнением формы КС-3?

         Закажи грамотную помощь в заполнение документов у наших специалистов, с оплатой за результат

Обратиться к специалистам

4. Действия при отказе от участия в тендере

Разберемся, что нужно делать, чтобы снять компанию с участия в тендере. Для этого необходимо следовать такому алгоритму действий:

  • ознакомиться с организаторами и другими участниками, которые решили принять участие в данном тендере;
  • оцениваем свои возможности относительно других компаний;
  • удостоверяемся, что все требования соблюдены, и срок от полученного извещения до самих торгов – не менее 2 недель;
  • в случае, если выше изложенные действия частично или полностью не соблюдаются заказчиком, то необходимо составить письмо-отказ от участия в тендере;
  • оформляем отказ на бланке с реквизитами вашей организации. При заполнении формы в левом верхнем углу указываем реквизиты заказчика тендера, включая адрес, где располагается офис, и номера контактных телефонов. Зачастую заказчиком выступает генеральный директор или руководитель компании. Далее в правом углу должен располагается круглый штамп вашей организации. В случае отсутствия штампа указываются данные из учредительных документов и данные об организаторе компании. Кроме этого, прописывается адрес фирмы и контактный телефон. Указываем на документе номер и дату уведомления от заказчика. Пишем непосредственно обращение к организатору торгов.

Относительно статьи 43 44-ФЗ обусловлено право исполнителя отредактировать или отозвать заявку до завершения срока ее подачи.

Отзыв заявки на участие в электронном аукционе происходит на самой электронной площадке. Оно отправляется оператору торгов. Данное действие делается в один клик. Данное обращение от вашей компании должно поступить до окончания приема предложений.

Отзыв заявки в запросе котировок происходит, если заявка не была принята компанией до проведения котировок, описанных в части 1 статьи 77 44-ФЗ. В нем указано, что фирма не может одновременно участвовать в нескольких заявках.

Отзыв заявки в конкурсных процедурах производится, если необходимо отозвать заявку до открытия в ЕИС в пункте 3 статьи 52 44-ФЗ. Отзыв отправляется в том виде, в котором было отправлено уведомление.

5. Образцы писем для отказа от тендера

Письмо «Отказ от участия в тендере» не предполагает обязательной формы, которая была бы установлена законодательством. Все, что необходимо, так это соблюдать наличие всех информационных данных о заказчике и исполнителе.

Образец №1

Официальное уведомление

Название компании организатора, ФИО компетентного представителя, приглашает вас на тендер, что будет проходить в (адрес) и в определенное время.

Оговаривается форма одежды для приема.

Отпишитесь о вашем решении.

Образец №2

Наша компания (полное название) принимает ваши условия и прибудет на проведение торгов в указанное время и место.

Образец №3

Отказ от приглашения

(Название компании) весьма почтен за приглашение на участие в тендере, который будет проходить в (указанном месте и дате), но, к сожалению, мы не сможем участвовать в связи с запланированной встречей.

Указывается данные о сотруднике, который заполнял отказ.

6. -инструкция проблемы участия в тендерах

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства.

Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера.

Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

Обратно к списку

Как грамотно написать письмо-отказ

Письмо отказ на коммерческое предложение образец

Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде.

При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация.

Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.

Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление

При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:

  • необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
  • важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
  • невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
  • психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).

Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.

Структура и примерное содержание письма-отказа

Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:

  • начало (заголовок и обращение);
  • основной (информативный) раздел;
  • заключение (дата и подпись).

Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.

Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.

Личное обращение. Письмо обязательно должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:

«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,

«Уважаемая Ирина Ивановна!».

Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .

Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах и примерах писем-отказов можно встретить такие формулировки:

«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;

«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;

«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».

Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо – отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение.

Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились.

В качестве примера можно использовать такие фразы:

«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;

«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;

«Ваш опыт заслуживает уважения»;

«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;

«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».

Формулировка отказа. В письме должно быть четко сказано о том, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы:

 «Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;

«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;

«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».

Указание на возможность дальнейшего сотрудничества. При отказе важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем на вакантную должность. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную совместную работу. При этом оптимальный вариант – написать, при каких условиях Вы сможете взаимодействовать в будущем. Примеры таких формулировок:

«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;

«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».

Подпись. Обычно под письмом – отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.

Стиль письма-отказа

Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику.

Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно.

Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии.

Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.

Оформление письма-отказа

На бумаге. Письмо можно распечатать на простом листе бумаге или на фирменном бланке с логотипом и реквизитами организации.

Отказ пишется в единственном экземпляре, обязательно датируется, при необходимости нумеруется. В некоторых компаниях информация о нем фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.

В таком случае помимо даты и номера кратко указывается также содержание письма.

В электронном виде. При отправке письма по электронной почте важно правильно сформулировать заголовок. Если Вы уверены, что ответ прочтут, и хотите сохранить в дальнейшем деловые отношения с адресатом, постарайтесь не употреблять негативные формулировки. Не стоит писать в теме письма слово «отказ». Используйте более нейтральные формулировки:

«Об участии в мероприятии»;

«О приглашении на семинар»;

«Решение по Вашему резюме».

Письмо – отказ. Готовые бланки и образцы

Письмо отказ на коммерческое предложение образец

Каждая организация время от времени получает различные предложения, резюме, просьбы и т.д. По статистике, чаще всего ответ на все эти сообщения является отрицательным. Обычно подобная корреспонденция просто остается без ответа.

Но в ряде случаев приходится писать письмо-отказ. Такие документы надо уметь составлять, т.к.

их содержание и форма подачи говорят не только о культурности и образованности автора, но и формируют имидж самого предприятия в самых разнообразных средах.

По каким поводам происходит деловая переписка

Таковых может быть множество, как внешних, так и внутренних. Предложения о сотрудничестве, приглашение на участие в каких-то мероприятиях, бизнес-идеи и просьбы о спонсорстве, резюме кандидатов на вакансии, рекламные предложения, претензии, рекламации, запросы и т.д. и т.п.

Сюда же относятся и просьбы сотрудников об внеочередном или очередном отпуске, повышении оклада, переводе на другую должность. Мы перечислили далеко не все. Как уже упоминалось, чаще всего ответа на подобную корреспонденцию не следует. Но есть ситуации, когда отмолчаться или не получится, или нецелесообразно.

Например, организацию заинтересовало лицо, от которого поступило предложение, а само предложение пока не подошло, или когда автором послания является сотрудник фирмы.

Общие сведения о деловом письме

Письмо-отказ представляет собой один из видов деловой переписки и, соответственно, его форма и содержание должны подчиняться общим правилам составления подобной корреспонденции.

  • во-первых, текст документа должен быть структурированным, разделенным на три части – начало, основной текст и заключение. Начало содержит заголовок, обращение и реквизиты организации-отправителя. Основной текст (для лучшего его восприятия) необходимо разделять на абзацы. Заключение содержит резюме всего письма, дату составления и подписи ответственных лиц;
  • во-вторых, стиль письма должен быть лаконичным, без сложных фраз и большого количества специальной терминологии. Не рекомендуется текст размером более одной страницы;
  • в-третьих, тон письма должен быть деловым, выдержанным, вежливым. Грубость недопустима. Эмоциональные оценки – тоже. Однако нежелательна и чрезмерная сухость послания;
  • в-четвертых, письмо должно быть грамотным и соответствовать всем правилам русского языка: стилистическим, орфографическим, пунктуационным, лексическим. В противном случае оно оставляет неприятное впечатление и снижает вероятность дальнейшего сотрудничества, даже если по другим критериям оно станет возможным;
  • в-пятых, не допускаются зачеркивания, подчистки и другие признаки корректуры. Желательно также обойтись без большого количества сокращений и аббревиатур;
  • в-шестых, традиционно принято, что деловая корреспонденция выполняется шрифтом Times New Roman. Размер шрифта – 12, интервал одинарный.
  • и последнее. При составлении любого делового письма (в том числе и письма-отказа) следует помнить о том, что подобная корреспонденция может иметь различные юридические последствия.

Как оформить отказ

Помимо полного соответствия правилам деловой переписки, письмо-отказ подчиняется еще некоторым правилам.

  1. Отказ не должен быть обидным для первоначального отправителя. Более того, оно должно содержать в себе благодарность за то, что отправитель выбрал именно вашу организацию. Во-первых, это диктуется деловым этикетом, а, во-вторых, не исключено, что в дальнейшем партнерство и сотрудничество все-таки станут возможны.
  2. По этой же причине отказ не должен быть категорическим. Наоборот, очень благоприятное впечатление производит указание условий, которые позволят в дальнейшем установить деловые отношения. Одновременно это покажет, что полученное предложение было максимально подробно изучено.
  3. Хотя немотивированный отказ вполне допустим, лучше, все-таки, привести причины, которые вынудили отказаться от предложения и обязательно высказать похвалу по поводу предложения или его автора.
  4. Если возможно, то рекомендуется посоветовать другие организации, которые могут заинтересоваться высказанным предложением. Это продемонстрирует адресату вашу благожелательность.

На имя кого писать

Письмо отказ должно быть адресовано персонально автору поступившего предложения.

Мало того, что этим лишний раз подчеркивается уважение к автору. Таким образом уменьшается и вероятность того, что ваш ответ затеряется в ворохе прочей корреспонденции. Но встречаются случаи, когда подписи конкретного человека под предложением не было. Тогда допустима безличная форма обращения, например: «Добрый день!» или «Здравствуйте!».

Кто должен подписать письмо-отказ

Конечно, чем выше должность подписанта, тем лучшее впечатление производит даже отказ.

Но понятно, что тем больше предприятие и разветвленнее его структура, тем меньше шансов на то, что данный документ дойдет до директора.

Поэтому на практике его подписывают люди, имеющие право создания и подписи подобных бумаг. Это могут быть юрист, секретарь, руководитель подразделения или специалист соответствующего профиля.

Как отправить письмо

Наиболее распространенным методом отправки писем-отказов является отправка Почтой России. Для этого оформляется заказное письмо с уведомлением о вручении. Квитанцию о вручении желательно сохранять.

Наиболее быстрым способом надо признать доставку представителем организации или курьерской службой. Допустимо использовать факс, электронную почту, даже социальные сети и мессенджеры, но только при условии того, что сам отправитель пользовался этими методами для отправки первоначального предложения.

Теперь рассмотрим особенности написания некоторых видов писем отказов и приведем соответствующие примеры.

Письмо-отказ от сотрудничества

Указывайте точный адресат письма. Если это должностное лицо организации, то ее название также необходимо упомянуть. Используя вежливую форму обращения, необходимо поблагодарить автора за сделанное предложение.

В основной части вашего послания необходимо сослаться на первоначальное письмо и кратко, но четко изложить причины, приведшие к отказу. Если предложение содержало сопроводительные документы, то покажите, что вы со всеми ознакомились.

Крайне желательно выразить надежду, что в дальнейшем сотрудничество все-таки может иметь место и указать условия, выполнение которых сделает это возможным. Подпишите и датируйте письмо. И не забудьте его зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.

Приведем образец (во всех последующих примерах, не показаны части с реквизитами и подписями, так как они никаких сложностей вызывать не должны):

Скачать бланк письма – отказа от сотрудничества

Письмо-отказ от участия в мероприятии

Данное письмо, по сути, практически не отличается от предыдущего и состоит из тех же частей:

  • обращение;
  • благодарность за предложение;
  • упоминание темы предложения;
  • причины отказа;
  • выражение возможности дальнейшего сотрудничества;
  • подпись;
  • дата;
  • внутренний исходящий регистрационный номер.

Все это видно из примера:

Скачать бланк письма – отказа от участия в мероприятии

Письмо-отказ в случае вашего несогласия с ним

Это, пожалуй, самый трудный случай. Вообще отказывать неприятно, а если уж вы с ним не согласны… Это был кандидат, подобранный именно вами. Вам очень нравился данный поставщик. Да мало ли что.

И когда вышестоящий руководитель принимает решение об отказе, возникает соблазн спрятаться за его спину. Это можно сделать с помощью примерной формулировки «Наше руководство решило отказаться…».

Но это неверный путь, который выставляет вашу организацию в неприглядном свете, представляя ее несерьезным учреждением. Кроме того, такой подход подрывает и ваш авторитет, как лица, принимающего решения.

Поэтому всегда используйте местоимение «мы», а не «они», и лучшей формулировкой будет примерное: «После длительных дискуссий мы решили отказаться от…».

Письмо – отказ в случае несрабатывания идеи

Тоже сложный вариант подобного письма. Вам жаль потраченного на работу времени. Вы тщетно и долго пытались осуществить проект, заставить идею работать. Ваш сторонний коллега наверняка в курсе возникших проблем и сложностей, поэтому само письмо может быть немногословным. Например:

Скачать бланк письма – отказа в случае несрабатывания идеи

Кстати, в данном конкретном случае вообще может быть достаточно простого телефонного звонка.

Письмо-отказ о предоставлении отпуска

Иногда руководителю приходится писать и такие отказы. Все правила написания сохраняются. Особенное внимание надо уделить формулировкам важности вклада заявителя в общее дело и его незаменимости. Следует подчеркнуть, что отпуск будет предоставлен, как только препятствующие ему обстоятельства исчезнут.

Скачать бланк письма – отказа о предоставлении отпуска

Письмо-отказ в предоставлении работы

И здесь надо подчеркнуть свою заинтересованность в кандидате, готовность в будущем предоставить ему работу, несмотря на отказ в настоящее время

Скачать бланк письма – отказа в предоставлении работы

Письмо-отказ от предложения о работе

Иногда встречаются и такие письма. Соискатель на какую-либо должность может отказаться от нее.

Еще более вероятен отказ известного в своих кругах специалиста, если к нему поступило предложение о занятии вакантной должности от какого-либо малоизвестного предприятия. Но и в этом случае необходимо соблюдать все правила делового этикета – от тона письма до подписи.

Укажите название должности, причины отказа и помните, что потенциальный работодатель может изменить предлагаемые условия трудового договора в лучшую для вас сторону.

Скачать бланк письма – отказа от предложения о работе

Мы рассмотрели общие правила написания и несколько примеров писем-отказов. Умение писать такие послания являются неотъемлемой частью бизнес-навыков любого успешного предпринимателя или сотрудника компании, занимающего более или менее руководящую должность.

Остается только пожелать, чтобы эти умения требовались вам как можно реже.

О правах человека и предпринимательства
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: