Скан договора с подписью и печатью имеет ли юридическую силу

Содержание
  1. 5 фактов о сканах договоров. Имеют ли сканы юридическую силу?
  2. 2. Как поступить при отрицании стороной направления документа
  3. 3. Что является важным аргументом для доказывания факта заключенного договора?
  4. 4. Варианты заключения договоров по интернету
  5. 5. Условия непризнания заключенных соглашений
  6. Юридическая сила договора — условия юридической силы договора
  7. Юридическая сила договора — условия возникновения и требования
  8. Необходимые требования для возникновения юридической силы договора
  9. Нужна ли печать для заключения договора юридическим лицам или ИП?
  10. Имеют ли юридическую силу приложения к договорам
  11. Юридическая сила договора — действительность сканов
  12. Как правильно обмениваться сканированными копиями договоров
  13. Несколько слов о тонкостях электронной пересылки
  14. Юридическая сила договора — международный и обычный договоры
  15. Елена Дмитриева
  16. Обмен сканами для заключения договора: как правильно заключить соглашение в электронном виде
  17. Что говорит закон
  18. Как сделать скан законным документом
  19. Как подписать договор без личной встречи, чтобы не было проблем
  20. Как правильно работать по сканам договоров
  21. А можно обмениваться сканами через мессенджеры?
  22. Уже работаете по сканам, но не прописали ничего в договоре. Как быть?
  23. Главное
  24. Имеет ли скан договора юридическую силу и как правильно заключить его в электронной форме?
  25. Общие требования к форме сделки
  26. Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?
  27. Тонкости использования электронной почты
  28. Если условия об электронном взаимодействии нет…

5 фактов о сканах договоров. Имеют ли сканы юридическую силу?

Скан договора с подписью и печатью имеет ли юридическую силу

Да, при наличии возможности для достоверного установления того, что сканы документов были отправлены сторонами по договору. Если одной из сторон будет оспариваться факт заключение договора, другой стороне необходимо будет доказать факт направления соответствующего документа именно ее контрагентом.

В обычных условиях достаточно подтверждения принадлежности электронной почты, страницы в соцсети, мессенджера конкретному лицу. Зачастую, по мнению судов, человек несет ответственность за защиту пароля и логина.

При отсутствии оспаривания сторонами договоров и заявлений по поводу их фальсификации, происходит признание подобных договоров судами. Переписка по интернету должна быть заверена нотариусом, а затем предоставлена суду.

2. Как поступить при отрицании стороной направления документа

Необходимо произвести проверку, был ли договор между сторонами по поводу обмена документами с использованием страниц соцсетей, номеров мессенджеров, конкретных адресов электронной почты.

Если соглашение или дополнительное соглашение содержит указание сторон по поводу ведения переговоров либо возможность общения по определенным каналам, это можно использовать в качестве лучшего доказательства действительности сделки.

При отсутствии указаний в договоре в отношении вида связи, но он используется в качестве корпоративного, можно без труда доказать ведение переписки стороной по договору. Если сторона воспользовалась корпоративным доменом для отправки подписанного скана договора, сложно будет доказать суду, что сторона никак не связана с этим документом.

3. Что является важным аргументом для доказывания факта заключенного договора?

  • Наличие заключенных ранее договоров с использованием этой же страницы соцсети, электронной почты, мессенджера. Если договора уже заключались подобным образом, речь идет о привычной практике для данных контрагентов. Тогда не будет необходимости в установлении факта отправки документа стороной договора.
  • Наличие одобрения сделки. Одобрение сделки предполагает полную или частичную передачу аванса, поставку товара, выполнение работы, оказание услуги и т.д.

Нелепым можно считать поведение стороны, при котором она осуществляла приемку продукции с оплатой в долларах, а после изменения курса начала отрицать заключение договора.

4. Варианты заключения договоров по интернету

  • Переписка может осуществляться с личной почты/телефона.Начать следует с анализа названия почты – если в нем указана фамилия владельца, доказать принадлежность почты будет несложно. Но подобного успеха удается достичь не всегда. К примеру, в деле в 2017 году суд сделал вывод, что названия почты, расположенной на публичном домене @bk.ru, недостаточно для определения, кому она принадлежит. В итоге суд не подтвердил факт ведения переписки именно указанным лицом. Определить принадлежность сторонам адреса электронной почты, можно с помощью судебного запроса провайдеру об их IP-адресах (если они статические). При использовании телефона для обмена документами, можно сделать запрос оператору сети о принадлежности номера конкретному абоненту.
  • При использовании мессенджера достоверно установить и доказать личность владельца аккаунта непросто, так как верификация владельца, как правило, не производится. Однако с помощью IP-адресов и определенных поисковых действий возможно и это. Аналогично ситуация обстоит с соцсетями.

5. Условия непризнания заключенных соглашений

При заключении договора по интернету следует пользоваться рекомендациями специалистов:

  • Необходимо заблаговременно позаботиться о согласовании адресов электронной почты (страниц в соцсети, мессенджеров) всех участников правоотношений, либо вести обмен электронными сообщениями с лицом, которое имеет официальное [корпоративное] доменное имя.
  • Крайне важно позаботиться о качестве документов, которыми обмениваются стороны, – сканировать деловые бумаги нужно в высоком разрешении.
  • Перед отправкой файла имеет смысл проверить, не происходит ли автоматического сжатия, которое может существенно ухудшить изображение.
  • Если возникнет спор, чья подпись в документе, подлинная ли печать, вносились ли изменения в документ с использованием графических редакторов, это может облегчить проведение экспертизы.

Составление документов, предназначенных для дальнейшего сканирования, должно производиться таким образом, чтобы подписант не только ставил в них свою подпись, но и собственноручно вносил дату, фамилию, имя, отчество. Этот рукописный материал может проанализировать эксперт, если возникнет спор об авторстве подписи.

Также полезно позаботиться о сопровождении перепиской обмена сканами документов и лучше, если она будет происходить по иным каналам связи. Например, после обмена документами по электронной почте имеет смысл подтвердить их получение с помощью СМС.

Как бы вы не перестраховывались при заключении договоров посредством обмена сканами через интернет, отдельные банки и госорганы не будут считать такие договоры заключенными надлежащим образом.

Следует помнить, что в отношении «первичных» документов российский закон и практика более строги. Акты приемки, накладные и так далее обязательно подписывать на бумаге или обязаны подписывать их в оригинале или в электронном виде с обязательным использованием электронной подписи. В случае нарушения этого требования документы не примут.

Юридическая сила договора — условия юридической силы договора

Скан договора с подписью и печатью имеет ли юридическую силу

Юридическая сила договора предполагает законность и обязательность его положений для всех участников сделки в течение срока его действия либо до наступления определенных обстоятельств. Несмотря на то, что исполнение соглашения привязано к какой-то конкретной местности, сама юридическая сила не зависит ни от каких внешних факторов.

Это понятие объективное. Оно не прекращается при изменении места совершения сделки или места нахождения ее участников. Например, договор поставки подписан в городе «Х», первая партия товара отгружена в городе «У».

После отгрузки покупатель переместился в город «Z». Несмотря на смену места нахождения, обязанность оплаты у покупателя не аннулируется, точно также никуда не исчезает обязанность поставщика отгрузить вторую партию товара. Таким образом, юридическая сила договора не имеет территориальной привязки.

Юридическая сила договора — условия возникновения и требования

Сам факт заключения сделки не порождает юридической силы, поскольку для ее возникновения требуется одновременное соблюдение различных условий – формы, указания обязательных положений в содержании, дееспособности сторон, государственной регистрации и т.п.

Хотя легитимность некоторых договоров и может возникать при самом факте их заключения, поскольку не к каждому соглашению закон предъявляет строгие формализованные требования. Такие сделки фиксируются в любом виде и в любой форме, после чего становятся обязательными для исполнения участниками.

В качестве примера такого договора можно привести устное коллективное соглашение о выпасе скота между жителями сельской местности и пастухом, заключенное в присутствии руководителя сельской администрации. Такой договор не обязательно составлять в письменной форме, поскольку он исполняется при самом его совершении (ст. 159 ГК РФ). В любом случае он будет легитимным.

В основном же, юридическая сила большинства сделок зависит от соблюдения различных условий. В зависимости от предмета и оснований они могут быть разными.

Необходимые требования для возникновения юридической силы договора

Ниже мы приведем эти требования в виде общего списка. Итак, условиями, необходимыми для соблюдения юридической силы договора, являются:

Гражданский кодекс требует, чтобы участники договора полностью отдавали отчет своим действиям. От имени несовершеннолетних или психически больных граждан выступают их законные представители – родители, опекуны, попечители.

  1. Законность предмета договора.

Предмет – это то, о чем договариваются стороны.

Например, в договоре купли-продажи квартиры, предметом является квартира, в соглашении о поставке товара – товар, в договоре подряда – оказываемые услуги, работы и т.п.

Если стороны договорились о чем-то противозаконном, их соглашение не только не имеет юридической силы, но и при определенных условиях повлечет административную или уголовную ответственность.

  1. Верность указанных сведений.

Не все ошибки в содержании документа приводят к его недействительности. Например, технические описки во внимание не принимаются вообще. Однако неправильное указание предмета договора, искажение наименования участника, ошибки в адресах и реквизитах ставят под вопрос юридическую силу сделки.

  1. Наличие оферты, акцепта и четких оснований.

Оферта – это предложение о соглашении, акцепт – согласие на это предложение, основание – сам факт договоренности. Оферта должна быть ясной, четкой, односмысленной, без возможности двоякого толкования.

Если в рамках одного соглашения стороны заключают несколько договоренностей, желательно, чтобы все эти оферты содержались в одном договоре.

Практика такова, что встречные предложения составляются в виде дополнительных соглашений. Однако нередко своей сутью они заменяют первоначальный договор.

Что касается акцепта, то в его качестве в большинстве договоров выступает согласие второй стороны исполнить свою часть обязательств.

Основанием соглашения является сама договоренность сторон. Просматривается такая договорённость во взаимных обязательствах, которые стороны берут на себя при заключении сделки. Если в документе не отражены положения о взаимных обязательствах, он не имеет юридической силы.

Для некоторых договоров предусмотрена обязательная письменная форма, а также нотариальная и регистрационная процедуры.

  1. Сроки исполнения и вопросы оплаты.

Без согласования этих условий некоторые договора вообще не считаются заключенными и, следовательно, не имеют юридической силы. Однако, если вторая сторона своими действиями подтвердила, что принимает оферту в таком виде, то в дальнейшем она уже не сможет сослаться на недействительность соглашения.

В качестве примера можно рассмотреть договор подряда, в котором не указан срок производства работ. Несмотря на отсутствие этого условия, подрядчик их выполнил, а заказчик принял. Таким образом, заказчик признал юридическую силу соглашения и обязан по нему платить. Если в дальнейшем он откажется от оплаты, ссылаясь не недействительность договора, его действия будут признаны незаконными.

  1. Подписи, наименования и реквизиты участников.

Акт, не содержащий хотя бы одного из указанных положений, не является действительным. Наряду с рукописным автографом может использоваться электронная подпись.

Нужна ли печать для заключения договора юридическим лицам или ИП?

С введением Федерального Закона oт 06.04.2015 №82-ФЗ у ИП и юридических лиц отпала необходимость в изготовлении печати. Таким образом, с 2015 года любая компания имеет право работать без штампа. Договора, составленные и подписанные по надлежащей форме, с указанием наименований, адресов и реквизитов сторон, даже без печатей имеют юридическую силу.

Имеют ли юридическую силу приложения к договорам

Нередко после подписания договора возникают дополнительные, связанные с ним правоотношения. Эти правоотношения закрепляются в виде дополнительных соглашений или приложений.

Они могут затрагивать, как сам предмет сделки в целом, так и ее отдельные части. Приложения являются неотъемлемой частью основной сделки, о чем в их содержание вносится соответствующая норма.

В техническим смысле, приложение составляется также, как основной договор. Стороны также подписывают его с указанием своих наименований, адресов и реквизитов. Самостоятельной юридической силы приложение не имеет.

Признавать его условия действительными можно только при наличии основного задокументированного обязательства. В качестве самостоятельного соглашения рассматриваемый документ использовать нельзя.

Юридическая сила договора — действительность сканов

Сегодня компании все чаще практикуют обмен договорами по электронной почте. Это ускоряет процесс сотрудничества, особенно, если контрагенты находятся далеко друг от друга. Прежде, чем ответить на вопрос о том, имеют ли сканированные копии договоров юридическую силу, нужно разобраться в особенностях их составления и подписания.

Для некоторых категорий сделок закон предполагает обязательную нотариальную форму с последующей государственной регистрацией перехода права или баз таковой.

Например, купля-продажа земельных участков, зданий и сооружений и т.п. Такие договора становятся действительными только после нотариального заверения и регистрации. Их сканы не имеют юридической силы, и могут передаваться по электронной почте только в ознакомительных целях.

Те договора, для которых предусмотрена простая письменная форма (без соблюдения названных формальностей), могут заключаться в электронном виде. Законодательство не запрещает субъектам обмениваться такими документами через интернет.

То есть руководитель одной компании может подписать бумажный договор от руки, отсканировать его и в виде файла направить своему контрагенту.

Однако для применения такого способа необходимо, чтобы в случае возникновения спора, стороны могли доказать тот факт, что именно они обменивались спорным документом, а не третьи лица. То есть нужно доказать, что электронный адрес отправителя принадлежит именно стороне сделки.

Как правильно обмениваться сканированными копиями договоров

Вопрос о юридической силе соглашения встает, если между его сторонами возник спор. Бывает так, что один из контрагентов по тем или иным причинам отказывается от исполнения взятых на себя обязательств, мотивируя тем, что скан-копия не имеет юридической силы.

Здесь без обращения в суд и длительной тяжбы не обойтись. Чтобы избежать этой возможной проблемы, предпринимателю следует соблюсти 2 правила:

  • подписать договор с помощью квалифицированной электронно-цифровой подписи (КЭП);
  • внести в договор положение о том, что стороны заранее признают, что бумажный оригинал и сканированная копию имеют равную юридическую силу.

Также, если вы квалифицированную цифровую подпись, то не придется распечатывать и сканировать документ. Все можно сделать в PDF редакторе.

Несколько слов о тонкостях электронной пересылки

Если стороны заключают сделку посредством обмена сканированными копиями, проблема может возникнуть в доказывании того, что файл был передан именно от второго участника (об этом мы уже упомянули ранее).

Доменные имена приобретаются в официальном порядке и часто совпадают с названием компании или бренда. Почтовый адрес с доменным именем позволит определить, что договор отправлен контрагентом, который владеет доменом. Также желательно, чтобы в самом договоре указывались адреса электронной почты отправителя и получателя.

Юридическая сила договора — международный и обычный договоры

Международный договор – это соглашение двух государств или межгосударственных организаций. Цель его подписания заключается в создании юридического фундамента отношений между государствами, укреплении партнерства, поддержании всеобщей безопасности и мира во всем мире.

К понятию международных договоров не относятся контракты, подписанные между иностранными частными компаниями. Такие контракты имеют обычный коммерческий характер, но регулироваться могут нормами международного права в той части, в которой стороны об этом договорились.

Елена Дмитриева

Обмен сканами для заключения договора: как правильно заключить соглашение в электронном виде

Скан договора с подписью и печатью имеет ли юридическую силу

Часто компании обмениваются сканами подписанных договоров по электронке или в мессенджерах. Это быстрее, чем ждать бумажную копию по почте, и дешевле, чем отправлять документы с курьером. Разбираемся, насколько безопасно так работать.

Что говорит закон

По закону компании должны заключать сделки письменно: составлять и подписывать договоры. Можно заключить договор на бумаге и в электронном виде — например, обменяться сканами подписанных документов.

О письменных сделках — ст. 161 ГК РФ

Есть несколько случаев, когда нужен договор на бумаге:

  • нотариально заверенные сделки;
  • договоры, которые должны быть зарегистрированы. Например, если заключаете договор на долгосрочную аренду недвижимости — от года.

В остальных случаях закон не требует личной встречи директоров компаний для подписания договора. У обмена сканами такая же сила, как и у бумажного договора. Но есть несколько условий, чтобы сделать все юридически правильно.

Бухгалтерские документы должны быть оригиналами или нотариально заверенными копиями.

Минфин говорит, что в исключительных случаях можно хранить сканы первичных документов, но не объясняет, что это за случаи.

Общее правило: если оригиналов нет, налоговая может оштрафовать и не принять расходы к учету по таким документам.

Письмо Минфина об использовании сканов в бухучете

Как сделать скан законным документом

Установить, что сканы подписанных договоров пришли именно от стороны сделки. Пропишите в договоре адреса электронной почты, ведите переписку и обменивайтесь сканами с них. Лучше, если адрес будет корпоративным: так проще установить, что электронная почта принадлежит той компании, с которой вы заключили договор.

Почту на публичных серверах (mail, gmail, yandex и других) тоже можно использовать, но в этом случае значительно сложнее доказать в суде, что письмо пришло от вашего партнера.

ИП пытался доказать, что другая компания должно выплатить деньги и неустойку по договору аренды. Договор аренды ИП отправлял на почту catvik@bk.ru.

Арбитражный суд решил, что по почте на публичном почтовом домене нельзя установить, кому она принадлежит. Ведь для создания этого ящика не нужно предъявлять документы — паспорт, свидетельство о регистрации ИП или что-то еще. Можно придумать себе любое почтовое имя, хоть microsoft_official@bk.ru. И никто не попросит подтвердить вашу связь с компанией Microsoft.

Переписку с почты catvik@bk.ru мог вести человек, который не имеет отношения к компании. Эта почта не указана в договоре компании с ИП или открытых данных компании. Нельзя подтвердить документом, что тот, кто переписывался с ИП имел право согласовывать договоры от имени компании.

Суд отказал предпринимателю.

Дело № Ф09-1081/2017

Договор в электронном виде должен где-то храниться. Например, на сервере электронной почты компании или на жестком диске. Не удаляйте письма со сканами договоров из почты. В случае проблем со сделкой вы сможете найти адрес, с которого вам отправили скан, дату получения и сам договор. Это поможет подтвердить вашу правоту в суде.

Как подписать договор без личной встречи, чтобы не было проблем

Есть три способа:

  1. Использовать КЭП.
  2. Записать в договоре, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы почтой.
  3. Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры.

Поставить квалифицированную электронную подпись — КЭП. Получить ее можно только в аккредитованном центре.

Это самый надежный способ подписания электронного договора, подделать КЭП сложно. Но есть неудобства: чтобы подписать документ, у вас и партнера должна быть и КЭП, и система электронного документооборота — ЭДО. Для этого нужно установить программы, купить КЭП и подключить ЭДО.

Даже если у вас и другой стороны есть КЭП и ЭДО, лучше вписать в договор, что каждая сторона обязана следить за конфиденциальностью доступов. Напишите в договоре так:

«Стороны согласовали возможность подписания документов с помощью оператора электронного документооборота. Стороны гарантируют обеспечение конфиденциальности ключей электронных подписей. Сторона, которой стало известно о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи, обязана уведомить другую Сторону о данном факте и отказаться от использования данной подписи».

Записать в договор, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы по почте. Так сможете быстро начать работу и не ждать бумажный оригинал договора. Напишите так:

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы обладают полной юридической силой до момента получения сторонами оригиналов документов».

Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры. Тогда сканов будет достаточно и оригиналы на бумаге не нужны. В договоре напишите так:

«Стороны признают надлежащим подписание договора, отчетов, актов, дополнительных соглашений путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются к документам на бумажном носителе».

Как правильно работать по сканам договоров

Вот несколько возможностей подстраховаться при заключении сделки по сканам договоров.

Пропишите в договоре электронные адреса, с которых могут прийти документы. Отслеживайте, чтобы документы приходили именно с них.

Если переписка по сделке будет идти с несколькими сотрудниками, укажите все адреса: менеджера, юриста, бухгалтера и директора. Добавьте в договор такую формулировку:

«Для обмена документами и сообщениями по электронной почте должны использоваться следующие адреса: _________».

Если договорились об обмене сканами, укажите в договоре, что компании отвечают за конфиденциальность доступа к электронной почте. Это значит, что логин и пароль не должны попасть к посторонним. Это обезопасит вас, если в суде другая сторона начнет доказывать, что ее почту украли или взломали. Напишите в договоре так:

«Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».

Проверьте, чтобы тот, кто подписывает договор, имел на это право. По умолчанию подписывать документы могут ИП и директор ООО. Если документ со стороны партнера подписывает менеджер по продажам, попросите доверенность и проверьте сроки ее действия.

Доверенность будет выглядеть примерно так. Обратите внимание на ФИО сотрудника, паспортные данные, название компании, вид договоров, которые можно по ней заключать, и срок действия доверенности. На доверенности обязательно должна быть подпись директора и печать

Отправляйте и принимайте сканы с высоким разрешением. Проверьте, чтобы при пересылке почта не сжимала скан. Подпись и печать должны быть хорошо читаемы. Еще лучше, если партнер не только поставит подпись, но и от руки впишет свои ФИО. Тогда в случае суда будет проще провести графологическую экспертизу.

Не отправляйте сканы договоров в пустом письме. Напишите пояснение. Это поможет подтвердить ваши отношения с партнером:

Напишите коротко какие документы отправляете и о какой сделке идет речь.

Плюс стоит подтвердить отправку сканов, например, по СМС:

Напишите, куда отправили сканы документов и какие действия ждете от партнера.

А можно обмениваться сканами через мессенджеры?

В целом, можно, но мы не рекомендуем. В мессенджерах собеседник может удалить свои сообщения в переписке не только у себя, но и у вас. А электронное письмо из чужой почты удалить не получится.

Если все же решили обмениваться документами и обсуждать сделку в мессенджерах, пропишите это в договоре. Напишите так:

«Стороны признают надлежащим согласование всех текущих рабочих вопросов в связи с исполнением договора, в том числе направление писем, запросов и других сообщений по электронной почте и с использованием мессенджеров. При отсутствии доказательств фальсификации такая переписка признается юридически значимой и является надлежащим доказательством при судебном споре».

Как доказательство в суде примут только переписку, которую заверил нотариус. Это правило действует не только для распечаток сообщений из мессенджеров, но и для распечатки переписки по электронной почте.

В деле № А56-55043/2015 компания «АЛЬКОР ГЕОПРОДЖЕКТС Лимитед» требовала у ООО «Севморгео» 614 320 долларов. Договоренности с партнером «АЛЬКОР» подтверждала распечаткой переписки. Суд ее не принял, потому что она не была заверена нотариусом, и отказал в иске.

Дело № А56-55043/2015

Уже работаете по сканам, но не прописали ничего в договоре. Как быть?

Если партнер обменялся с вами сканами договора, а потом говорит, что ничего такого не было, все равно можно подтвердить сотрудничество и заставить его выполнить обязательства.

Закон считает сделку заключенной, если стороны одобрили ее своими действиями: оплатили полный или частичный аванс, подписали акт сверки о задолженности, получили товар, приняли работу или услугу. В таком случае партнеру не удастся доказать, что сделки не было.

В деле № А19-1050/2012 арбитражный суд обязал ИП Мартынову выплатить ООО «Домик» 300 000 ₽ долга и 9000 ₽ за просрочку. ИП Мартынова пыталась доказать, что договор не заключала. Но контрагент показал платежку, которая подтверждала, что ИП Мартынова внесла аванс по этому договору. Суд счел это одобрением сделки.

Дело № А19-1050/2012

Можно подтвердить законность сделки, даже если скан договора пришел с несогласованного адреса. Достаточно переписки с почты, которая размещена на домене компании.

В деле № Ф06-1047/2015 ООО «Стройдом» пытались признать сделку с ООО «Химсталькон-Инжиниринг» недействительной. Скан договора отправили не с почты ivanov@himstalcon.ru, которая была прописана в договоре, а с почты kosova@himstalkon.ru. В остальном же договор был оформлен верно. «Химсталькон-Инжиниринг» предоставил документы на домен, и суд признал сделку законной.

Дело № Ф06-1047/2015

Если вы с партнером уже работали по сканам, суд может признать новый договор законным.

В деле № Ф07-1046/2016 ЗАО «Вытегралесторг» отказывалось платить неустойку ИП Роздухову. Компания утверждала, что по электронке ничего не получала и не согласовывала такой порядок обмена документами. Суд установил, что по электронной почте и раньше отправляли договоры, счета-фактуры, прайс-листы. Это привычный способ обмена по электронке компаний, а значит и договор законный.

Дело № Ф07-1046/2016

Главное

По сканам договоров можно безопасно работать, если:

  1. В договоре прописаны адреса электронной почты, с которой ведется официальная переписка. Идеально, если почта находится на домене компании.
  2. У человека, который подписывает договор, есть на это право. Например, доверенность.
  3. Электронные копии документов хранятся на жестком диске или сервере.

По сканам нельзя:

  1. Подписывать договоры, которые по закону должны быть удостоверены нотариусом или пройти регистрацию.
  2. Подписывать бухгалтерские документы.

Имеет ли скан договора юридическую силу и как правильно заключить его в электронной форме?

Скан договора с подписью и печатью имеет ли юридическую силу

Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись? Вдруг в дальнейшем у вас возникнут разногласия и контрагент заявит, что платить не будет, договор не подписывал, а этот ваш скан — «филькина грамота».

Практика обмена сторонами сканами договора и связанных с ним документов в электронной форме набирает популярность. Это помогает значительно ускорить процесс работы, особенно если контрагенты находятся в разных городах и регионах, либо по иным причинам не могут или не хотят подписывать «живой» документ.

Давайте разбираться, когда можно работать по скан-копиям и как себя обезопасить от признания такого соглашения незаключенным или недействительным.

Общие требования к форме сделки

По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.

Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).

ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:

  • для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
  • договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).

Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:

  1. должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
  2. документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.

Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?

Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.

Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.

Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:

  1. подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
  2. прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
  3. указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст.

6 Федерального закона от 06.04.

2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.

При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении читайте здесь).

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью только в случае прямого указания закона или соглашения сторон. Поэтому в самом договоре нужно обязательно указать, что электронный образ документа равен бумажному.

Второй способ предполагает последующий обмен бумажными оригиналами, поэтому формулировка может быть примерно такой:

«Договор заключается в следующем порядке:

1. Сторона 1 направляет Стороне 2 по электронной почте проект договора в виде электронного документа, что является офертой к заключению договора.

2. Акцептом Стороны 2 признается совокупность следующих действий:

2.1 направление подписанной с его стороны скан-копии договора в формате jpeg или pdf на адрес электронной почты Стороны 1;

2.2. последующее направление подписанного подлинника договора в адрес Стороны 1 посредством почтовой связи.

3. Сторона 2 обязана направить Стороне 1 подписанный экземпляр договора в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения подлинника договора, подписанного Стороной 1.

4. При неисполнении Стороной 2 обязанности, предусмотренной пунктом 2.2 настоящего Договора, он считается подписанным по истечении 10 (десяти) календарных дней с момента получения Стороной 2 подлинника документа, подписанного со стороны Стороны 1».

Этот вариант предполагает направление бумажного подлинника хотя бы одной из сторон и страхует ее на случай, если другая сторона не направит в ответ свой экземпляр.

Можно обойтись и без обмена бумажными экземплярами. Для этого в договоре укажите, что электронные скан-копии равнозначны бумажному договору, подписанному собственноручной подписью.

Формулировка может быть такой:

«Договор заключается путем обмена Сторонами его скан-копиями по электронной почте в формате jpeg или pdf. Направленные таким образом документы считаются подписанными простой электронной подписью и признаются сторонами равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью сторон».

Помимо условия об электронном взаимодействии в договоре нужно обязательно прописать адреса электронной почты каждой из сторон. Это важно. Значение имеет даже то, какой именно электронной почтой вы пользуетесь при переписке.

Тонкости использования электронной почты

При заключении договора путем обмена сканами основной риск состоит в доказывании того, что электронное письмо было отправлено именно контрагентом.

Обмениваться сканами лучше всего с доменной почты. Это электронная почта, которая привязана к доменному имени сайта. Ее адрес имеет вид «логин@имя_сайта.ru».

Приобретение доменного имени — процедура официальная. Часто оно совпадает или сходно с фирменным наименованием компании, товарным знаком, коммерческим обозначением и т. д. Когда вы видите в строке отправителя доменную почту, у вас больше уверенности в том, что написал и отправил его именно сотрудник компании, которой принадлежит домен.

Случается, что в договоре прописан один адрес электронной почты, однако скан договора был отправлен с другого адреса того же домена. Даже в этом случае суд может признать договор заключенным.

В 2015 году АС Поволжского округа рассматривал дело о взыскании пени за просрочку оплаты по договору поставки. Покупатель подал встречный иск о признании договора незаключенным.

Стороны обменивались договорами по электронной почты. Покупатель переписку не отрицал, но указал, что в договоре указаны иные адреса электронной почты. Поставщик должен был отправлять письма с адреса ivanov[@]himstalcon.ru. Но скан подписанного договора он отправил с другого адреса —  kosova[@]himstalkon.ru.

Суд установил, что оба адреса закреплены за сотрудниками поставщика и являются персональными адресами на домене компании.

«То обстоятельство, что часть такой переписки исходила с электронного адреса ivanov[@]himstalcon.ru, а часть с kosova[@]himstalkon.

ru, не может служить основанием для признания договора незаключенным, как не соответствующим условиям договора, поскольку указанные адреса созданы на домене «@himstalkon.

ru», принадлежащем истцу» (Постановление АС Поволжского округа от 27.10.2015 по делу № А57-15703/2014).

Если переписку ведет сотрудник компании с адреса, не указанного в договоре, у него должны быть полномочия на заключение договора. Поэтому попросите приложить еще и скан-копию доверенности. Иначе договор могут признать незаключенным, как в деле № А40-118301/2015.

Покупатель предъявил иск к поставщику о взыскании неустойки за то, что тот не поставил товар. Стороны обменивались документами по электронной почте. Договор предусматривал последующий обмен оригиналами, но этого сделано не было.

У сотрудника, который вел переписку от имени истца, не было полномочий на заключение договоров. Вдобавок между сторонами отсутствовало соглашение об электронном взаимодействии.

Из этого следует еще одна рекомендация: в договоре должно быть условие не только о его заключении по электронной почте, но и положение о допустимости обмена таким способом иными документами (счетами, актами, доп. соглашениями и т. д.)

Свой собственный сайт есть не у всех компаний и ИП. Поэтому переписку они ведут с адресов, зарегистрированных в общедоступных почтовых системах: Яндекс, Mail.ru, Gmail.com и т. д.

Установить, кто вам пишет с этой почты, сложнее, но тоже возможно. Для этого может потребоваться компьютерно-техническая экспертиза или нотариально заверенный протокол осмотра доказательств.

Итак, правила использования электронной почты следующие:

  • рекомендуется вести переписку с доменной почты;
  • писать только с тех адресов и на те адреса, которые указаны в договоре;
  • у сотрудника, который ведет переписку по поводу заключения договора, должна быть доверенность на это.

Еще одна рекомендация — включить в текст договора в порядке ст. 431.2 ГК РФ заверения о том, что указанные адреса электронной почты действительно принадлежат каждой из сторон и они обязуются обеспечить конфиденциальность доступов к ним.

Тогда в случае спора суд скорее всего признает договор заключенным. Разумеется, если у него нет иных пороков, которые являются самостоятельным основанием для признания договора незаключенным (например, не согласованы все существенные условия).

Если условия об электронном взаимодействии нет…

Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.

На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432.

Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства.

Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.

О заключении договора может свидетельствовать также переписка по электронной почте по поводу сделки, подписание актов, протоколов, дополнительных соглашений. Иными словами стороны вели работу по исполнению договора и это подтверждают документы и письма.

Также суд скорее всего признает юридическую силу скана договора, если его стороны ранее заключали другие сделки таким же способом и исполняли их. При таких обстоятельствах обмен документами по электронной почте является привычным способом для сторон.

Если дело дойдет до суда, то не забывайте также про ч. 3 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ: они признают документы, полученные посредством сети Интернет письменными доказательствами.

Работать по сканам можно, нужно лишь делать это правильно. Если вы учтете в работе все нюансы, в которых мы сейчас разобрались, то можно не бояться признания договора незаключенным.

Хотите знать больше? Подписывайтесь на мой Telegram-канал.

О правах человека и предпринимательства
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: